第一次用,建议按下面 7 步走一遍。前 5 步是一次性配置,配好以后每天就只剩第 6、7 步:导入客户 → 群发 → 处理回信。
1
激活软件
顶部「软件激活」填卡密,激活后才能群发。旁边「激活状态」能看到版本和每天的发信额度。
2
接入企业邮箱
在欢迎页选你的邮箱服务商(或填登录网址),左边就变成你的邮箱网页,用来真正收发邮件。
3
填好个人配置
「个人配置」里写上公司资料、邮件签名和标题格式 —— AI 写信时会自动用上这些。
4
选 AI 模型 + 配发送
「AI模型选择」选好写信用的模型,「发送配置」填好发信邮箱的 SMTP。这两步配一次即可。
5
准备模板(可选)
不想每封都让 AI 写、想发固定内容时,「模板库」里建好富文本模板备用。
6
导入客户 → 开始群发 每天主要做这个
主面板导入本地 Excel 或从云端公司库挑客户,写一句核心营销内容,点「开始任务」,软件自动逐家背调 + 写信 + 发送,「监控屏」实时看进度。
7
客户回信 → 侧边栏处理 每天主要做这个
客户回信后,右侧 AI 助手自动帮你翻译+提炼要点,你打一句指令就能生成中英双语回信,一键插入邮箱发出。再把客户拖进 CRM 管理。
界面长什么样? 软件分三块:中间是「营销中枢」主控制面板(群发都在这),左边是你的邮箱网页,右边是 AI 写信助手侧边栏。左右两个 ◀ ▶ 箭头可以收起/展开两侧面板。
没激活之前,「开始任务」按钮是灰的、点不动。激活只需把卡密填进去即可。主面板最上方有一排 8 个功能按钮,激活相关的是前两个。
界面示意图 · 顶部功能栏
操作步骤
2
把发给你的卡密(激活码) 粘进输入框。格式形如 XXXX-XXXX-XXXX-XXXX,四段、共 16 位。
3
点激活/确认 。成功后旁边的状态徽章会从「未激活」变成绿色的「已激活」 。
4
想随时查看额度,点绿色激活状态 徽章,会显示你的套餐版本、到期时间、当天剩余发信量 。
界面示意图 · 激活窗口
🔑 软件激活 ✕
请输入激活码
A7K9-3FQR-MX2P-8WZB
激活
已激活 · 旗舰版 · 到期 2026-12-31 · 今日剩余 500 封
关于额度: 每张卡密分版本(基础/标准/旗舰),每天有发信、背调、邮箱验证等额度上限,用完次日恢复。一张卡密 + 一台电脑通常只允许同时开 1 个 软件窗口,别在多台机器同时登录同一张卡。
软件左边那一整块,其实就是把你的邮箱网页直接嵌进来 。收件、看客户回信、点发送,都在这块网页里真实操作 —— 和你平时在浏览器里登录邮箱完全一样。第一次打开会出现欢迎页让你选邮箱。
界面示意图 · 选择企业邮箱(欢迎页)
AI · 智能营销中枢
选择你的企业邮箱
选择后将自动跳转到对应的登录页面
腾讯企业邮
网易企业邮
263 企业邮
阿里企业邮
Gmail
Outlook
输入企业邮箱登录网址,如 https://mail.公司域名.com/
确定进入
操作步骤
1
在欢迎页点你的邮箱服务商 ;如果列表里没有,在下方输入框填企业邮箱登录网址 再点「确定进入」。
2
左边出现邮箱登录页,像平时一样输入账号密码登录 。登录状态会被记住,下次打开免登录。
3
想换邮箱?去个人配置 → 企业邮箱 ,重新选一个即可(见下一节)。
主面板顶部状态区有个刷新邮件网页 的小圆箭头按钮;邮箱网页卡住、或登录后没反应时,点它重新加载即可。
为什么要嵌邮箱网页? 这样软件既能读到你正在看的客户邮件 (右侧助手自动分析),又能把 AI 写好的回信直接插进回复框 ,你不用来回复制粘贴。
点顶部「个人配置」 打开。这里是 AI 写信的「大脑资料库」—— 你填的公司介绍、签名、标题格式、写信风格,AI 写每一封信时都会自动用上。第一次一定要花十分钟填好 ,后面写出来的信质量全靠它。窗口上方有 6 个标签页:
界面示意图 · 个人配置标签页
🏢 公司资料
✒️ 签名/标题
📋 写信规则
🧩 预设模板
🔁 自动跟进
📧 企业邮箱
🏢
公司资料
用一段话写清你公司:主打什么产品、工艺优势、认证、目标市场、价格定位 。AI 会从这里挑最能打动客户的卖点融进信里。写得越具体(如「ISCC 认证生物基板材」「手工钛焊」),信就越有说服力。
建议 这段资料直接用英文写 。发的是英文开发信,英文资料 AI 引用专业术语、产品名更准,不易翻译走样。
e.g. We are a Shenzhen eyewear factory with 15 years of experience, specializing in titanium & acetate sunglasses. Low-MOQ sampling and fast re-orders supported; ISCC bio-based acetate and 24K electroplating available; mainly exporting to mid-to-high-end brands in Europe and the US…
✒️
邮件签名 / 标题
两件事在这一页设置:
① 邮件标题结构
设置群发邮件的标题格式。你写死的文字原样保留,这两个标记会被自动替换:
<<name>> → 客户名字
<<ai>> → AI 生成的主题
Hi <<name>>, <<ai>> → Hi John, titanium frames for your 2026 line
② 邮件签名
富文本签名,可插入 Logo 图片 (插入后按住图片右下角拖动改大小)、加粗、改颜色。设好后会自动加在每封信末尾 —— 所以 AI 正文里不会再写落款,避免重复。
📋
AI 写信规则
控制 AI 写信的风格和铁律 :语气、长度倾向、不许说什么、怎么用背调信息等。大的框架软件已经订好了 ,直接用就行;你可以按公司实际需求去改 (比如补一条行业禁词、指定语气)。改坏了不要紧,点「恢复默认 」就一键还原成官方版本。
🧩
AI 预设模板(提示词)
给 AI 的底层提示词模板 ,决定信的整体结构(如开头钩子 → 卖点 → 落地建议 → 提问)。同样是订好的成熟框架 ,需要时按自己公司的节奏改,改乱了同样点旁边的恢复默认 一键还原。
🔁
AI 自动跟进规则 配合「AI 自动跟进」用
这一页专门服务第 11 节的「AI 自动跟进」 ,里面有两块:
① 跟进规则(纯参考)
写你愿意透露给意向客户 的实在信息 —— AI 写跟进信时会引用。和上面的「AI 写信规则」相互独立 :开发信阶段避谈价格交期,但跟进对象是回过信的客户,给点干货反而加分。
MOQ: 300 pcs per model · Acetate frames USD 4.5–7.0/pc · Sampling 7–10 days, bulk 25–30 days
留空也合法 —— 留空时 AI 只用客户背景和往来邮件写跟进,不引用以上信息。
② 📎 常用附件
登记常发的产品目录、公司简介 等文件(存的是文件路径,不占空间 )。给每个文件填一句说明后,AI 自动跟进时会按客户需求自动带上 合适的附件;你也能在写信窗口手动点选。
📧
企业邮箱
和欢迎页一样的邮箱选择网格。换邮箱、换登录账号 就来这里点一下,左边邮件工作台立刻切到对应的登录页。
软件用你自己的 AI 接口来写信。模型库 负责「录入」一个个模型,AI模型选择 负责「挑」当前用哪个。先在模型库录,再去选择里挑。
📦
模型库
添加/编辑/删除模型。新增时填四项:
名称 — 自己看的备注,如「写信-DeepSeek」
接口地址 — API 的 URL
密钥 Key — API Key(sk- 开头)
模型 ID — 如 deepseek-chat / gpt-4o
填完点「添加保存」。错了可点列表里的项编辑,或「放弃修改」还原。
🎯
AI模型选择
从模型库里挑两个角色:
写信模型挑聪明的;退信识别用便宜的小模型即可。
🐳
以 DeepSeek 为例 · 实际怎么填
DeepSeek 价格便宜、写信够用,是最常见的选择。在模型库点「新增」后,三项关键内容这样填:
接口地址 https://api.deepseek.com
模型 ID deepseek-chat(写信用这个就行)
密钥 Key sk-········(自己申请,见下方)
Key 怎么申请(自己操作,几分钟)
1 浏览器打开 platform.deepseek.com,注册/登录账号。
2 左侧菜单进「API keys(密钥)」,点「创建 API key」。
3 复制弹出的 sk- 开头的字符串 —— 只显示这一次 ,务必先存好,再粘到模型库的「密钥 Key」里。
4 在「充值」里充一点点额度(几块到几十块就能用很久),Key 才能正常发信。
接口地址、模型 ID、密钥 Key 这一套需要你自己去申请 (如上),不是 公司/管理员统一提供。右侧 AI 写信侧边栏用的也是这套配置,配一次全局生效。哪一步不懂,直接问销售人员。
点顶部「发送配置」 。这里填真正用来发信的邮箱账号 (SMTP),群发时软件就用它一封封发出去。和上一节嵌入的邮箱网页是两回事:网页用来收信/看信,SMTP 用来批量发信。
界面示意图 · 发送配置
✈ 发送配置 ✕
SMTP 服务器
smtp.exmail.qq.com
测试 / 保存
常用邮箱服务器、端口与授权码
按你发信邮箱所属的服务商对照填。授权码都要先登录对应邮箱网页版、开启 SMTP 服务后单独生成 (不是登录密码):
邮箱服务商
SMTP 服务器
端口
授权码获取途径
腾讯企业邮箱
smtp.exmail.qq.com
465 / 587
网页版 → 设置 → 收发信设置/客户端专用密码 → 生成
263 企业邮箱
smtp.263.net
465 / 994
网页版 → 设置 → 客户端授权码/独立密码 → 生成
阿里企业邮箱
smtp.qiye.aliyun.com
465
网页版 → 设置 → 安全设置 → 客户端专用密码
网易企业邮箱
smtp.qiye.163.com
465 / 994
网页版 → 设置 → 客户端授权码 → 开启并生成
QQ 邮箱
smtp.qq.com
465 / 587
设置 → 账户 → 开启 SMTP 服务 → 生成授权码
网易 163 / 126
smtp.163.com / smtp.126.com
465 / 994
设置 → POP3/SMTP/IMAP → 开启 → 设客户端授权码
Gmail
smtp.gmail.com
465 / 587
先开两步验证 → Google 账户 → 应用专用密码
Outlook / Hotmail
smtp.office365.com
587
微软账户 → 安全 → 高级 → 应用密码
密码填「授权码」而不是登录密码。 大多数企业邮箱(腾讯/网易/263 等)需要先在邮箱设置里开启 SMTP 服务、生成专用授权码,把授权码填这里。服务器和端口按你的邮箱服务商文档填(465 走 SSL,587 走 TLS)。
点顶部「模板库」 。当你不想让 AI 逐封写、而是想发固定内容 (如展会邀请、新品图册)时,就用这里建好的模板。模板支持富文本:加粗、字号、颜色、超链接、图片。
模板什么时候用上? 当一行客户走「程序发信 」时,软件就从模板库已勾选启用 的模板里取内容发。让某行走程序的方法在第 07 节:在 Excel 发信方式 列填 程序发信,或在客户列表里把该行标记切到「程序」。所以:先在这里建好并启用模板,再去群发选程序发信。
界面示意图 · 模板编辑器
📁 模板库 ✕
模板列表
展会邀请 ●启用
新品图册
+ 新建模板
B
I
字号
🔗
🖼
A
Dear [客户名] ,MIDO 2026 , Booth A12 …
保存模板
要点
▸ 新建/编辑/删除 :左侧列表管理模板,点「+ 新建模板」开新的。
▸ 启用开关 :每个模板可单独「启用/停用」。群发用程序方式时,从启用的模板里取用。
▸ 插入图片 :工具栏插图,或直接 Ctrl+V 粘贴电脑里的图;插入后按住图片右下角拖动 可改大小。
▸ 超链接 :选中文字点 🔗,填网址即可(正文最多放一个链接,过多易进垃圾箱)。
这是你每天用得最多的地方 —— 导入客户、设好参数、点开始,软件自动逐家背调 + 写信 + 发送 。下面把面板从上到下拆开讲。
界面示意图 · 主面板(从上到下)
核心营销内容(Body Focus)
例:2026 新品发布,主打钛架专利铰链;或 MIDO 展位邀请…
▾ 营销控制中心
T 内容样式
字体 Verdana(推荐) ▾ 大小 14px ▾
字数 120 ~ 180 适应语言
⏱ 发送节奏
每波 40 ~ 60 封
间隔 40 ~ 80 秒
休息 50 ~ 70 分
⤺ 退信处理
扫描退信
位置 全部 ▾ 数量 60 封
自动清理退信邮件:已读 + 移入垃圾箱
背调 12/30 已发 8
① 导入客户(任务来源)
📄 本地 Excel
点「本地」那行选一个 Excel(.xlsx/.xls)。表里放客户的公司名、邮箱、国家 等。选了本地表就优先发本地。想重来点 清空 倒空任务池。
☁ 云端公司库(公司搜索器)
没有自己的名单时,点 🔍 公司搜索器 从软件云端的眼镜行业公司库里捞客户,可按国家、类型、价格区间 筛选、搜公司名。详见下一节。
本地 Excel 表头格式(重要)
Excel 的第一行必须是表头 ,请用下面这套固定列名,软件按列名读取数据。前 8 列你来填,后 2 列(退信标记 / 发送记录)留空,软件运行时自动回写。
界面示意图 · 表头与示例行
公司名
公司官网
公司类型
联系人
Name
Email
Position
国家
发信方式
退信标记
发送记录
Sunshine Optics
sunshine-optics.it
批发商
Marco Rossi
Marco
[email protected] Purchasing Manager
意大利
(留空=AI)
—
—
公司官网 公司网址,填了背调更准 (能查到这家公司的真实资料)。
公司类型 批发/零售/品牌等。可留空 ,背调判定后会自动回填(非眼镜行业也会在这列标记)。
Name 邮件里的称呼名 ,一般填名字(如 Marco),信开头就会写 Hi Marco,。
Email 邮箱地址。必填 —— 没有它这一行发不出去。
Position 职位,如 Purchasing Manager,帮 AI 拿捏措辞。
国家 客户所在国。影响写信语言、节日判断、工作时间提醒 ,建议填。
发信方式 留空 = AI 写信 (默认)。想用模板发,就在这一列填 程序发信,这一行就改走模板。可逐行不同:有的留空走 AI、有的填程序发信走模板。
退信标记 留空,软件自动写 。退信/坏邮箱会被标记(如域名锁定 🚫),之后自动跳过。
发送记录 留空,软件自动写 。发成功后写入「已发 + 日期」,有记录的行不会重复发。
记两点就够: ① 联系人 =全名、Name =称呼名、Email =邮箱、Position =职位,别填错列;② 发信方式 留空就是 AI 写信,要走模板才在这列填「程序发信」。退信标记、发送记录两列空着别动,交给软件。
② 写一句核心营销内容
在「核心营销内容」框里用一句话告诉 AI 这波信主要推什么 ,如「2026 新品钛架专利铰链」或「邀请来 MIDO 展位」。AI 会把它和公司资料、客户背调揉在一起写信。这一句决定整批信的主题 ,务必写清楚。
③ 营销控制中心
点标题展开/收起。面板分左右两栏,管这批信写多长、长什么样、配什么图和附件、按什么节奏发、退信怎么处理 。带范围的项(如字数、每波)用 – / + 或直接输入设一个「最小~最大」,软件在范围内随机取值,模拟真人发信 。
内容样式
字体 / 大小
正文字体和字号。Verdana 是推荐项 ,在各家邮箱里显示最稳、不易乱码。
字数 + 适应语言
每封正文长度范围。打开「适应语言」 则按客户所在国语言写信(如德国客户写德语)。
发送节奏
发送量
限制同域名每天发送量
开启后,同一个公司域名(如 @abc.com)每天最多发你填的封数 (例 3 封),避免一天内对同一家公司狂轰,触发对方邮件网关拦截。
配图 与 附件(重点)
软件能在信里自动插入图片 、并自动带上附件 (如产品图册 PDF)。两块各自独立,想用哪块就点哪块的分类按钮;不想要就别点(配图张数设 0、附件不选分类即可)。
先在配图尺寸 里设好宽度 (图片在信里显示多宽,如 600px)和张数 (每封插几张,设 0 就不配图)。再点智能配图 里的分类 ——「设计 / 工艺 / 展会 / 随机」—— 软件就从你素材库里对应分类 的图片中按张数取图插进正文。「随机」= 跨分类随机挑,让每封信的配图不重样。
点智能附件 里的分类「设计 / 工艺 / 展会 / 随机」,软件会从对应分类里挑文件作为邮件附件 (产品图册、报价单、展会邀请函等)随信一起发出。和配图一样,「随机」让不同客户收到的附件有变化,显得更像真人发信。不选任何分类就不带附件。
配图和附件都来自你预先按分类整理好的素材 。素材库为空、或某分类下没东西,那一项就不会生效 —— 先把图片/文件分好「设计、工艺、展会」等类再来用。
退信处理
发完之后,坏邮箱会把信退回来。这一块帮你自动收拾退信 :
扫描退信 点一下,软件去邮箱里翻出退信邮件,识别哪些地址是死信、标记掉,之后群发自动跳过。
位置 / 数量 扫描范围:扫哪个文件夹(「全部」或收件箱等)、最多扫多少封,数量越大扫得越全也越慢。
自动清理 打开「自动清理退信邮件」后,扫到的退信会被标为已读 + 移入垃圾箱 ,保持收件箱干净。
别贪快。 间隔太短、每波太多,容易触发邮箱服务商风控甚至封号。新邮箱建议从「每波 5~10、间隔 10~30 秒、休息 20~40 分」这种偏保守的节奏起步,稳定后再往上加。
④ 选发信方式:AI 还是程序
AI
每封都让 AI 现写 ,结合背调 + 公司资料,千人千面。适合开发新客户。
程序
用模板库里的固定模板 发,不调用 AI。适合发统一通知、图册、展会邀请。
面板上没有 AI / 程序 切换按钮 —— 走 AI 还是走程序,完全由 Excel「发信方式」列里的标记决定 ,可以逐行不同:
留空 这一列空着 = AI 写信 (默认),AI 结合背调逐封现写。
程序发信 这一列填 程序发信 = 走模板库的固定模板,不调用 AI。
导入后也可以在客户列表里逐行点这个标记快速切换 (效果等同于改写这一列)。同一批里既能有走 AI 的、也能有走程序的,互不影响。
选了「程序发信」却没有可用模板 会发不出去。务必先到模板库 建好模板并勾选启用 (见第 06 节)。
⑤ 开始任务
1
确认已激活、导入了客户、填了核心内容、配好发送方式。
2
点蓝紫色大按钮 ⚡ 开始任务 。软件开始逐家:背调 → 写信 → 发送。
3
点 打开监控屏 实时看进度。想停就再点一次大按钮暂停/停止 ;全部发完按钮变「任务完成」。
4
顶部状态条会实时显示背调进度、已发数量 ;发信会占用当天额度,用完需次日或升级套餐。
这三个功能让信「写得准 」「发给对的人 」。背调在群发时自动跑;公司搜索帮你从云端库捞客户,还能顺着公司去领英找对接人、查邮箱地址 ;AI 托管帮你把客户按价值排序。
🔎
背调(自动)
群发时,软件对每家客户公司自动做背景调查 :它是不是眼镜行业、商业模式、主营品类、近期动态等,再把这些喂给 AI 写出有针对性的开发信。你不用手动操作 ,只需在顶部状态条看「背调 12/30」的进度。背调会占用当天背调额度。
🔍
公司搜索器
没现成客户名单时,点主面板「云端 → 公司搜索器」从软件的眼镜行业云端公司库 里捞客户:
按国家
按类型(品牌/批发/零售…)
按价格区间
搜公司名
筛出来的公司可直接加入群发任务池。
🔗
领英查人 · 查邮箱地址 标准版 / 旗舰版
搜到公司只是第一步 —— 很多公司你有官网却没有具体对接人的邮箱 。这个功能帮你补上:在公司搜索器结果里勾中公司(或点某行的「🔗 领英查人」),再一步步找到人和邮箱。
① 在领英找人 —— 弹出的窗口左边是领英,你自己登录、自己往下滚 / 翻页 ,软件只读你当前这一页显示出来的员工,右边列出来供你勾选。翻页右侧自动跟着换。
② 自动反查打码会员 —— 领英上显示「领英会员 / LinkedIn Member」的匿名人,软件会走谷歌帮你反查补名(不碰你的领英账号)。还能勾「只留本公司现职」,过滤掉前同事和蹭词的无关人。
③ 查询邮件地址 —— 勾好人后点查邮箱,软件按公司域名推测常见邮箱格式并逐个验证真伪 ,进度显示在任务中心。验证出来的联系人可一键载入名单 ,直接进群发。
⚠ 领英必须科学上网(VPN/代理) 才能登录;若窗口一直空白,先确认代理已开。此功能按套餐开放,会消耗领英反查 / 查信额度。
✦
AI 托管 高级套餐
让 AI 自动扫描并给客户打分 ,帮你把最值得发的客户排在前面,省去手动筛选。面板里能看到评分进度,也能点「立即扫描」强制重算。此功能按套餐开放。
背调判定非眼镜行业 的公司,软件会提醒你跳过或改用通用模板,避免把眼镜开发信发错行业。
点「打开监控屏」弹出一块实时运行终端 ,像看后台日志一样看每封信的处理过程:在背调谁、给谁写信、发成功/失败。它会自动吸附在主面板右侧,拖动它的标题栏可拉到任意位置。
界面示意图 · 监控终端
🖥 运行监控 ✕
[09:42:01] 背调 Sunshine Optics (Italy) … ✓ 眼镜批发商
[09:42:11] 发送成功 ✓ 第 8 封
[09:42:12] 休息 23 分钟… 下一波 5 封
[09:42:14] 跳过 黑名单域名 spam-corp.com
日志里能直接看出谁发成功、谁被跳过、什么时候进入休息 —— 任务跑偏时第一时间发现。再点「关闭监控屏」收起,不影响任务继续跑。
点顶部「CRM管理」 把客户分类管起来。窗口上方三个标签页:
界面示意图 · CRM 标签页
⚡
跟进中客户
已经联系上、正在谈的客户都放这。方便你随时翻看、继续跟进,不和陌生开发名单混在一起。
✓
已合作客户
已经下单/合作的老客户归档在这,避免再被当陌生客户群发开发信,保护好关系。
🚫
禁止发送名单(黑名单)
把不合适的邮箱或整个域名 加进来,群发时自动避开、一封都不发。输入框填邮箱(精确到个人)或域名(整个公司),回车添加。主要用在两种情况:
封锁某人 某个明显不合适的人,或对方明确表示反感推销 ,把他的邮箱拉进来,以后再也不打扰。
封锁整个域名 明显不合适的公司,直接拉黑整个域名 ,不浪费以后的发信资源。
⌖ 核心作用: 以后新增名单时就算又把这个客户/域名加进来,软件也会自动跳过、不会再发 ,省得每次都要手动剔除。
顶部工具栏(排序与筛选)
「跟进中」「已合作」两个页面顶部都有一排工具,客户多时用来快速整理:
▲ 叠起全部 / ▼ 展开全部
⇅ 价格排序
⇅ 日期排序
▸ 叠起 / 展开全部 — 把所有客户卡片折叠成一行或全部展开,方便总览。
▸ 价格排序 / 日期排序 — 点一下切换升序/倒序(如「日期倒序」把最近跟进的排前面)。
▸ 等级 / 价格 / 国家筛选 — 三个下拉框,按客户等级(T1~T4)、价格区间、所在国家(如「南非」)过滤列表。
添加跟进 · 四个开关
添加/编辑客户那一行,除了填名字、邮箱、跟进日期,还有四个小开关,决定软件怎么自动照看这个客户:
常规跟进提醒 · ⟨ 30 天 ⟩
开启后,这个客户每隔你填的天数没动静,软件就会弹窗提醒你该跟进了。天数可改。
节日(提醒)
客户所在国快过节时,屏幕弹窗提醒 你,方便你手动送祝福。
AI 节日祝福(自动发)
比上一个更进一步:节日临近时自动用 AI 写一封祝福信并发出 ,不用你动手(需要国家信息)。
开发信(允许)
默认关闭 —— 跟进中的客户群发时会被自动跳过,免得对正在谈的客户重复发开发信。确实想再发开发信时才打开它。
每个客户卡片上的按钮
界面示意图 · 客户卡片操作区
跟进: 2026-06-17
📧 跟进邮件
🤝 转合作
编辑
✕
▸ 跟进: 日期 — 这个客户的下次跟进日期;你在邮箱手动给他发了信,软件会自动把日期更新到当天。
▸ 📧 跟进邮件 — 打开这个客户和你之间全部往来邮件的汇总 (中英双语并排),供你回顾谈判上下文;这份内容会自动累计,也是 AI 自动跟进写信的依据。旁边还有个「跟进主题」 输入框,填了 AI 就据此把跟进信接回原邮件线程。详见第 11 节「AI 自动跟进」 。
▸ 🤝 转合作 — 把客户挪到「已合作客户」。挪过去后,群发开发信会自动跳过他的域名 ,并关闭开发信开关,保护老客户。
▸ 编辑 — 把这个客户的资料调回上方表单,改完重新保存。
▸ ✕ 删除 — 从名单里彻底删掉这个客户(会先弹窗确认)。
「已合作客户」页 的卡片按钮略有不同:把「转合作」换成了 退回潜客 (误转了可以退回到跟进中),同样有「编辑」和「✕ 删除」。
老客户、已合作客户、退订的客户,记得及时拉进黑名单或归档,避免重复打扰 ,这是外贸群发不踩雷的关键习惯。
前面「AI 写信侧边栏」是你手动 点开一封信、当场写回信;这里的「AI 自动跟进」则是软件替你盯着那些已经回过信的意向客户 —— 到了该跟进的日子自动提醒你,一键就能让 AI 结合往来邮件 + 公司资料 + 你的跟进规则 写好一封跟进信,你过目、点发即可(还能挑附件、定时发)。
跟谁
开发信阶段面对的是陌生客户,避谈价格交期;自动跟进的对象是已经回过你一次的意向客户 ,给点实在信息(MOQ、价格区间、交期)反而是加分项 —— 这也是它和开发信各用一套规则的原因。
第一步 · 把客户加入自动跟进
有两个入口,加入时软件会顺手抓下这封邮件的主题 + 完整往来内容 一起存档,供以后 AI 写跟进用:
入口 1 邮件里的隐藏小把手 · ✍️ 添加当前邮件客户到自动跟进
在左侧邮箱点开一封客户来信,鼠标移到屏幕边缘那个收起的小把手 上,它会展开;点「✍️ 添加当前邮件客户到自动跟进」,填几天提醒一次即可。最常用。
入口 2 CRM → 跟进中客户 里手动添加
在「CRM 管理 → 跟进中客户」底部的表单里手填客户名、邮箱、跟进日期,同样能加入。适合手里已有意向客户名单、想批量登记的情况。
第二步 · 到期了,一键 AI 跟进
到了你设的天数客户还没动静,软件会弹出提醒泡,上面有「🔁 点击 AI 自动跟进 」。点它会打开一个审核窗口 :
1
AI 结合这个客户的往来邮件 + 公司资料 + 你的「AI 自动跟进规则」 自动写出一封跟进信,并接回原来的邮件主题线程 (不会另起炉灶)。
2
窗口里可直接编辑 正文、插图片、挑常用附件 (见下方),不满意可让 AI 重写。先过目再发,你始终有最终决定权。
3
点发送,或定时发送 —— 定时会自动避开北京上班高峰时段 ,错峰投递更稳、也更像真人节奏。
⚠
跟进不是自动瞎发。 AI 只在到期时把跟进信写好、摆到你面前 ,发不发、怎么改由你拍板。想省心的话,给跟进模型选一个 Pro / 深度思考 模型,它分析对话策略会更到位。
跟进邮件历史 · 自动累计 + 双语查看
每个跟进中客户的卡片上都有一个 📧 跟进邮件 按钮,点开就是这个客户和你之间全部往来邮件的汇总 :
▸ 自动累计,不用手动整理 —— 你在邮箱里打开 这个客户的邮件、或手动给他发信 时,主题和正文会自动并进这份历史,连发件箱都不用去翻。
▸ 中英双语并排 —— 左边原文、右边中文翻译,一眼看懂客户来信和你发出去的每一封,谈判上下文尽收眼底。
▸ 内容可编辑 :如果自动抓取的往来内容有缺漏,可在这里粘贴/补充,AI 下次跟进就以这份为准。
跟进主题 :卡片上还有一个「跟进主题」输入框。手填后,AI 会据此把跟进信接回原邮件线程 (自动忽略 Re: 前缀),客户看到的是同一条对话,而不是一封莫名其妙的新邮件。
想跟进得好,先在个人配置里填两样
这两样都在 「个人配置 → 🔁 AI 自动跟进规则」 那一页(详见第 03 节):
🔁 AI 自动跟进规则
写你愿意给意向客户看的实在信息:MOQ、价格区间、打样/生产周期等。和开发信的「写信规则」互不影响 。留空也能跑,只是 AI 只用往来内容写。
📎 常用附件
登记常发的产品目录、公司简介等(存路径 不占空间)。给每个文件写一句说明后,AI 跟进时会按客户需求自动带上 合适的附件,你也能在写信窗口手动勾选。
避坑清单
● 别用一个邮箱猛发。 节奏调保守些(每波少、间隔长、定时休息),新邮箱尤其要养。
● 老客户/已合作客户及时归档或拉黑名单 ,别被开发信重复打扰。
● 群发前先填好公司资料和签名 ,否则 AI 写出来的信会很空。
常见问题
Q:「开始任务」按钮点不动?
多半是没激活 或没导入客户 。先激活、再导入 Excel 或从公司搜索器加客户。
Q: 侧边栏一直显示"配置加载中"?
AI 模型还没配好。去「AI模型选择 / 模型库」确认接口地址、Key、模型 ID 都填了。
Q: AI 只回复了最新一段,没看到完整历史?
点「读取全部邮件」 ,让 AI 看到完整往来记录后再写。
Q: 发出去的信没有签名 / 签名重复?
签名在「个人配置 → 邮件签名」设置,系统自动追加。用「插入光标处(去签名)」插入时会自动去掉 AI 的落款,避免重复。
Q: 邮箱网页卡住/白屏?
点主面板顶部状态区的刷新圆箭头 重新加载邮箱网页。
Q: 今天发不了了,提示额度?
当天发信/背调额度用完了,次日恢复 ,或联系管理员升级套餐。点激活状态徽章可查剩余量。
🎯 一句话记住整套流程
激活 → 接邮箱 → 填资料 → 导客户群发(主面板) → 监控屏看进度 → 回信用侧边栏(分析+写回信) → 客户拖进 CRM → 到期让 AI 自动跟进 。